Automatisk overvåking av OEP med Feedity of IFTTT

Av Mats Bleikelia

Denne guiden viser deg hvordan du kan bli varslet på epost hver gang det publiseres et interessant dokument i OEP.

Eposten du mottar vil inneholde en link til det aktuelle dokumentet, slik at du kan sende en innsynsbegjæring i løpet av sekunder. Høres bra ut, ikke sant?

Hvorfor er det nyttig?

Offentlig elektronisk postjournal (OEP) er et av de viktigste journalistiske verktøyene vi har. Utallige saker har sitt utspring i postlistene. I årenes løp har stadig flere etater blitt innlemmet i OEP-ordningen. Mengden dokumenter som publiseres hver dag er enorm, og sjekker man ikke postlistene jevnlig risikerer man å gå glipp av gode saker. Det er her automatisk overvåking kommer inn i bildet.

Automatisk overvåking av OEP gjør det lettere å holde seg oppdatert på konkrete saker og saksområder. Du kan for eksempel få tilsendt en epost hver gang det kommer et nytt dokument i en sak du er interessert i, eller hver gang en etat du følger med på sender et brev til en annen etat. Mulighetene er svært mange. Kun fantasien setter grenser, som det heter.

Hvordan fungerer det?

Mange journalister har god kjennskap til RSS og bruker denne teknologien til å abonnere på primærkilder. Ved hjelp av RSS kan man for eksempel bli varslet om nye dommer fra Høyesterett med en gang de blir publisert. En rekke redaksjoner bruker også Google Alerts for å fange opp omtaler av nordmenn i utenlandske medier. Det er tidsbesparende, og minsker risikoen for at man går glipp av viktige nyheter som man ellers måtte ha lett opp ved å besøke kildene manuelt.

Metoden for overvåking av OEP innebærer mye av det samme. Det man i realiteten gjør er nemlig å omforme et søk i OEP til en RSS-feed.

Når man søker etter et dokument i OEP, dannes det en såkalt dynamisk URL i adressefeltet i nettleseren. Den dynamiske URLen kan f.eks se slik ut:

https://oep.no/search/result.html?period=lastWeek&fromDate=&toDate=&dateType=document

Mens en statisk URL (f.eks http://www.oep.no) viser den samme nettsiden hver gang du taster inn adressen, er dette ikke tilfellet for en dynamisk URL, som tvert imot vil vise forskjellige resultater (nesten) hver gang. Hvorfor? Fordi en dynamisk URL gjør oppslag i en database basert på forhåndsdefinerte parametre. I eksempelet OEP kan slike parametere være avsender/mottaker, publiseringsdato, dokumenttittel, saksnummer, og så videre.

I klartekst: Dersom jeg i dag søker i OEP etter dokumenter med tittelen «mislighold» som er blitt publisert siste uke, får jeg kanskje opp 10-15 resultater. Gjør jeg det eksakt samme søket i neste uke, vil resultatet bli et helt annet. Naturlig nok.

Dette kan vi utnytte til å lage en varslingstjeneste som gir oss umiddelbar beskjed når det dukker opp et nytt dokument i en sak vi er interessert i. Men hvordan?

For å få til dette bruker jeg to nettbaserte verktøy: Feedity og IFTTT. Før vi går videre må du derfor opprette personlige brukerkontoer hos begge disse tjenestene.

Slik gjør du det

Har du opprettet brukerkonto hos IFTTT og Feedity? Hvis ikke, rykk tilbake til start!

Del 1 – OEP

Først og fremst må du bestemme deg for hva du ønsker å bli varslet om. Følger du Politidirektoratet tett? Er du helsejournalist og opptatt av tilsynssaker? Skriver du mest om utdanningsfeltet? Statistikken over de mest brukte søkeordene i OEP kan hjelpe deg på vei, men ikke la deg binde av dette.

«Rapport» er for eksempel et svært populært søkeord, men kan føre til at du får svært mange epostvarsler dersom du ikke er forsiktig. Som et minimum bør du avgrense søket til å gjelde en bestemt etat. Det er heller ikke nødvendig å søke etter dokumenter som er eldre enn én uke. Automatiske søk er jo ment for å fange opp fremtidige dokumenter i en sak.

La oss ta et eksempel:

Du er journalist med energi og miljø som spesialfelt. Du ønsker følge debatten rundt det radioaktive grunnstoffet thorium som mulig energikilde, et tema som har fått fornyet aktualitet med Fremskrittspartiet i regjering.

1. Du oppretter derfor et avansert søk i OEP på ordet *thorium*. Du bruker trunkering for å fange opp forskjellige sammensetninger og varianter av ordet, og sorterer treff etter publiseringsdato. Du velger å søke i alle etater og virksomheter, også underliggende etater. Ettersom thorium er et svært avgrenset tema, risikerer du neppe at innboksen oversvømmes selv om du søker såpass bredt.

2. Du trykker deretter på knappen «Søk i journaler». Nå dannes det en dynamisk URL i adressefeltet i nettleseren. Marker denne og kopier innholdet (Ctrl+C), men ikke lukk nettleservinduet.

Nå kan du gå videre til del 2.

Del 2 – Feedity

Feedity er et nettverktøy som lar oss forvandle et OEP-søk til en RSS-feed. Det gjøres på følgende måte:

1. Logg inn i Feedity med din personlige brukerkonto

2. Lim inn den dynamiske URLen fra OEP-søket i det tomme feltet på forsiden og trykk «Preview».

3. I den høyre boksen som dukker opp på skjermen (Simple refinement) får man opp en nedtrekksliste. Blant alternativene vil du finne flere dokumenttitler. Velg en av disse. Dersom du er usikker på hva som er dokumenttittel og hva som er sakstittel, dobbeltsjekker du dette i OEP. Det spiller ingen rolle hvilken du velger, så lenge det er en dokumenttittel, og ikke en sakstittel. Deretter trykker du på «Refine»-knappen.

4. Velg deretter kategori i nedtrekkslisten nederst til venstre, f.eks «News and Culture». Deretter trykker du «Get feed».

5. Kopier den ferdige RSS-feeden (den som slutter på .rss)

Da er det klart for neste og siste steg!

Del 3 – IFTTT

If This, Then That – forkortet IFTTT – er et allsidig nettverktøy med svært mange bruksområder, også for journalister. I denne oppskriften skal vi konsentrere oss om en enkel oppgave, nemlig å opprette en epostvarsling med utgangspunkt i en RSS-feed.

1. Logg inn med din IFTTT-konto

2. Trykk på «Create»

3. Trykk på det uthevede ordet «this»

4. Under valget «Choose trigger channel», velg «Feed»

5. Under valget «Choose a trigger», velg «New feed item» – ikke «New feed item matches»

6. Lim inn RSS-feeden du opprettet i Feedity i det tomme feltet og trykk «Create trigger»

7. Trykk på det uthevede ordet «that»

8. Velg «Email»

9. Velg «Send me an email»

10. Lag en beskrivende tittel basert på OEP-søket ditt i «Subject»-feltet, men ikke fjern kodene som allerede står der (med mindre du vet hva du gjør). Eksempel på tittel kan være: «OEP-varsel: Thorium»

11. Trykk «Create action»

12. Trykk «Create recipe»

 

Gratulerer! Nå er du ferdig!

Hvis du har gjort alt riktig, vil du fra og med nå motta en epost hver gang det publiseres et dokument i OEP som oppfyller de kriteriene du har valgt.

Hver epost inneholder en direktelink til det aktuelle dokumentet, slik at du kan bestille innsyn i løpet av sekunder.

Ønsker du å opprette flere søk kan du ganske enkelt gjenta prosessen. Gratisversjonen av Feedity har en begrensning på 5 forskjellige RSS-feeder. Ønsker du mer, må du betale noen hundrelapper i året. Med betalingsversjonen får du også muligheten til å gjøre enkelte avanserte tilpasninger, og oppdateringsfrekvensen øker. Det vil si at Feedity sjekker oftere om det det er kommet noe nytt i OEP (f.eks hver fjerde time, kontra én gang per dag).

Jeg bruker selv betalingsversjonen og kan varmt anbefale denne. Feedity yter dessuten svært god kundeservice.

Til slutt – en advarsel

La det være sagt: Automatisk overvåking av OEP kan ikke erstatte den daglige, manuelle sjekken av postlistene. Det burde være innlysende, men jeg nevner det likevel. Et automatisk søk fanger bare opp eksakt det du har bedt om på forhånd. I eksempelet over har jeg brukt «thorium» som søkeord. Likevel kan jeg gå glipp av masse relevant informasjon. Kanskje lages det en rapport om «Fremtidige, alternative energikilder», for eksempel. Ettersom ordet «thorium» ikke inngår i tittelen, vil den ikke bli fanget opp av mitt søk.

Det er viktig å være klar over disse begrensningene. På samme måte som man tilfeldigvis kan snuble over en interessant bok på biblioteket, kan man også snuble over interessante dokumenter i OEP. Men da er man altså avhengig av å lete gjennom de kronologiske listene manuelt.

Med andre ord: Ikke la automatiske OEP-søk bli en hvilepute!

Skitt fiske!

 

Velg et snevert søkeord, evt avgrens søket til å gjelde spesifikke etater. Velg dokumenter publisert siste uke, og sorter etter publiseringsdato.

Velg et snevert søkeord, evt avgrens søket til å gjelde spesifikke etater. Velg dokumenter publisert siste uke, og sorter etter publiseringsdato.

Søket du gjør genererer en dynamisk URL. Kopier denne.

Søket du gjør genererer en dynamisk URL. Kopier denne.

Etter å ha limt inn den dynamiske URLen i Feedity må du "vaske" resultatene. Det gjør du slik: 1. Velg en av dokumenttitlene i nedtrekkslisten. NB! Pass på at det faktisk er en dokumenttittel, ikke sakstittel. 2. Velg kategorien News & Culture. 3. Trykk på Get feed.

Etter å ha limt inn den dynamiske URLen i Feedity må du «vaske» resultatene. Det gjør du slik: 1. Velg en av dokumenttitlene i nedtrekkslisten. NB! Pass på at det faktisk er en dokumenttittel, ikke sakstittel. 2. Velg kategorien News & Culture. 3. Trykk på Get feed.

 

 

Kopier linken til den ferdige RSS-feeden. Denne skal du bruke i del 3.

Kopier linken til den ferdige RSS-feeden. Denne skal du bruke i del 3.

 

Velg det oransje RSS-ikonet som såkalt "trigger".

Velg det oransje RSS-ikonet som såkalt «trigger».

Velg det blå epost-ikonet som "action".

Velg det blå epost-ikonet som «action».

1. Gi først en beskrivende tittel i Subject-feltet. Ikke rør kodene som står der med mindre du vet hva du driver med. 2. Trykk på "Create action".

1. Gi først en beskrivende tittel i Subject-feltet. Ikke rør kodene som står der med mindre du vet hva du driver med. 2. Trykk på «Create action».

Sjekk at alt er riktig. Under det oransje RSS-ikonet skal RSS-linken være tilsvarende den du laget i Feedity. Epostadressen skal være din foretrukne epost. Husk å endre dette dersom du oppretter IFTTT-kontoen med en Gmail-konto, og heller vil ha eposten sendt til jobbadressen. Trykk deretter "Create recipe". Vips, ferdig!

Sjekk at alt er riktig. Under det oransje RSS-ikonet skal RSS-linken være tilsvarende den du laget i Feedity. Epostadressen skal være din foretrukne epost. Husk å endre dette dersom du oppretter IFTTT-kontoen med en Gmail-konto, og heller vil ha eposten sendt til jobbadressen. Trykk deretter «Create recipe». Vips, ferdig!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

One Response til “Automatisk overvåking av OEP med Feedity of IFTTT”
  1. Mats Bleikelia mai 30, 2014

Skriv svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *